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====== Standards, Werkzeuge und Kriterien der Sammlungdokumentation ======

09/02/2007 

===== Die Herausforderung =====


Im Zentrum der Museen steht die Sammlung  der Museumsobjekte, und ein wesentlicher Teil der Museumsarbeit besteht  im Verwalten und Dokumentieren der Objekte. Diese Aufgaben sind weder  neu, noch fehlen dafür vorgesehene Werkzeuge. Trotzdem ist es für viele  Museen schwierig, das geeignete Werkzeug für die Verwaltung und  Dokumentation der Sammlungen zu finden.

Die Gründe sind vielfältig, immer wieder werden folgende Problemkreise vorgebracht:

  * Zeit: jedes Museum verfügt über eine einzigartige Sammlung und jedes  Objekt lässt sich beinahe unerschöpflich dokumentieren. Es fehlt aber  oft die Zeit, die Dokumentationsbedürfnisse zu analysieren und  Dokumentationssysteme zu evaluieren sowie sich für ein System zu  entscheiden und schlussendlich die Sammlung planmässig zu  dokumentieren.
  * Geld: dieser Faktor ist komplementär zum  Faktor Zeit: wären mehr Mittel vorhanden, liessen sich zusätzliche  Leute für die oben angeführtenAufgaben einstellen.

Eine weitere  Schwierigkeit besteht in der Komplexität des Themas: eine  Sammlungsdokumentation stellt höchste Anforderungen an:

  *  Langlebigkeit: Museumsobjekte bleiben über lange Zeiträume in einem  Museum. Alle Informationen zu einem Objekt müssen auch nach diversen  Versions-, System- und Paradigmenwechsel greifbar sein. Und natürlich  muss die ganze Dokumentation Bestand haben und der Nachwelt als  wissenschaftlicher Nachlass des jeweiligen Kurators erhalten bleiben.

  *  Genauigkeit: die Dokumentationstiefe zu einem Objekt darf nicht  beschränkt sein, alle Informationen zu einem Objekt müssen festgehalten  werden können.   * Angepassbarkeit: alle Arten von Objekten, von  archäologischen Objekten über Skulpturen, von technischen Objekten bis  hin zu naturwissenschaftlichen Objekten müssen dokumentierbar sein.

  *  Vielseitigkeit: die Dokumentation muss einer Vielzahl von Anforderungen  gerecht werden und z.B. Ausstellungsvorbereitungen unterstützen, Fotos  verwalten, Adresslisten generieren, Daten austauschen mit anderen  Systemen, etc. zum Anfang Stellenwert der Dokumentation und von  Standards In Anbetracht der hohen und diffusen Anforderungen an eine  Dokumentation kann sich schnell Resignation ausbreiten. Um so wichtiger  ist das Bewusstsein, dass die Sammlungsdokumentation einen integralen  Bestandteil der Sammlungen eines Museums und damit ein Teil des  kulturellen Erbes einer Gesellschaft darstellt. Aus diesem Grund haben  sich schon gewichtige Gremien mit den Fragen der Dokumentation  beschäftigt.

Eine der erstrangigen Anlaufstellen ist CIDOC, die  Unterorganisation des ICOM, die sich mit der Sammlungs-Dokumentation  beschäftigt. Ein Ergebnis dieser Bemühungen stellen verschiedene  Standards zur Museumsdokumentation dar, wobei keiner dieser Regelwerke  einen verbindlichen, internationalen Standard im Bereich der  Sammlungsdokumentation darstellt, was sicher auch in der Natur der  Museen liegt, denn jedes Museum ist einzigartig. Um den Sammlungen  aller Museen gerecht zu werden, müsste der Standard entweder so  umfangreich sein, das er verwirrend wäre und für die meisten Sammlungen  unnötige Datenfelder aufweisen würde, oder er wäre so abstrakt, dass er  noch mehr verwirren und nicht implementiert würde. Die meisten  verfügbaren Lösungsansätze gehen von der vorhandenen Dokumentation und  von den aktuellen Bedürfnissen aus und orientieren sich darüber hinaus  an einem Standard. zum Anfang Womit kann dokumentiert werden

Der  überwiegende Teil der Sammlungsdokumentation liegt heute sicher in Form  von Inventarkarten vor. Diese Art der Sammlungsdokumentation weist eine  lange Tradition auf und kann auch heute noch für viele Museen gute  Dienste leisten. Um ein Inventar auf Karteikarten systematisch  aufzubauen, sind neben fachlichen und gestalterischen Fragen in erster  Linie konsequente organisatorische Massnahmen anzuwenden:   * Wie wird  nummeriert,   * wann erfolgt welcher Eintrag,   * wie werden die Dokumente  abgelegt, etc.. Ein gut geführtes Inventar auf Karten ist sicher einem  chaotischen EDV-System überlegen. Trotzdem sind Beschränkungen  offensichtlich:

  * Änderungen in der Sortierung sind sehr aufwändig

  *  Die Auswertung der Daten ist arbeitsintensiv und fehlerträchtig   *  Globale Änderungen (z.B. Adressänderungen) sind schwierig nachzuführen.

  * Daten müssen für jeden Verwendungszweck neu erfasst und  aufbereitet werden und sind schwierig in organisatorische Abläufe  einzubinden

  * Und natürlich ist die Frage nach der  Datensicherheit bei Papier sehr anspruchsvoll. Für den Computer stellen  sich diese Probleme nicht: Umsortieren, globale Änderungen,  Suchfunktionen, Wiederverwendung der Daten sind seine eigentliche  Domäne. Mit dem Einsatz von Informatik-Mittel zur  Sammlungsdokumentation treten jedoch andere Probleme in den  Vordergrund:

  * Die Frage des "Lebens der Informationen nach dem  Systemtod" wird erst durch neueste Entwicklungen systematisch  angegangen (z.B. XML und verwandte Standards, Open Source Software).

  *  Der grösste Zeit- und Geldaufwand konzentriert sich auf die Einführung  eines Dokumentationssystems, weshalb viele Museen diesen Schritt  hinauszögern.   * Der Unterhalt eines EDV-Systems bindet langfristig  Ressourcen und amortisiert sich, entgegen euphorischen Versprechen  vieler Anbieter, eher langfristig. Bei der Wahl der Informatik-Mittel  werden zuweilen richtige Glaubenskämpfe ausgefochten. Es geht dabei um  folgende Fragen   * Betriebssystem: Windows, Linux und andere  Unix-Derivate oder Apple

  * Software und Datenbank-Architektur:  Full-Text-Retrieval und Dokumentenmanagement-Systeme, Relationale  Datenbanken, Client-Server Systeme, Objektorientierte Datenbanken,  proprietäre Architekturen und Mischformen

  * Bis hin zu  Programmiersprachen und Benutzeroberflächen. Eine eigentliche  Plattformunabhängigkeit, d.h. Lauffähigkeit auf unterschiedlichen  Computerarchitekturen, ist bis jetzt nicht wirklich gegeben, obwohl  einige Open Source Projekte (Projekte, deren Entwicklungen inklusive  dem Programmcode frei benützt werden können) diese Sichtweise wohl am  weitesten entwickelt haben.

===== Was soll dokumentiert werden? =====


Wir  bewegen uns auf die Kernfrage der Dokumentation zu: Was soll  dokumentiert werden? Dazu ist es wichtig, sich die Verwendungszwecke  der Dokumentation zu vergegenwärtigen. Die Daten lassen sich grob in  drei Kategorien unterscheiden (natürlich sind diese nicht abschliessend  gemeint und einige Informationen lassen sich je nach Kontext  verschiedenen Kategorien zuweisen):

  * Administrative Daten  dienen dazu, Objekte zu verwalten. Dazu gehören alle Daten zur  Identifikation der Objekte, logistische Daten, Daten, die für  Geschäftsprozesse benötigt werden, also z.B: Erwerbsangaben,  Standortangaben, Leihverwaltung etc..

  * Wissenschaftliche  Daten: diese Daten stellen die eigentliche wissenschaftliche  Aufarbeitung der Objekte dar und umfassen die Beschreibung der Objekte,  Funktion, kulturhistorische Einbettung, Personenbezüge etc.

  *  Physikalische Eigenschaften und Eingriffe: dokumentieren die  Museumsobjekte als physikalische Körper mit Masse, Ausdehnung etc. und  alle Veränderungen, die am Objekt vorgenommen wurden, wie z.B.  Restaurierungsarbeiten. Die nachfolgende Liste soll nur einige  wesentlichen Punkt bei der Sammlungsdokumentation aufzeigen. Gewichten  Sie die aufgeführten Punkte und leiten Sie aus diesen Kriterien ihr  persönliches Dokumentations-Profil ab, um die in Frage kommenden  Produkte zu vergleichen.

  * Identifikation: Eine eindeutige  Identifikation eines Objektes mit einer Inventarnummer ist das  Fundament jeder Dokumentation. Die Inventarnummer kann mehrteilig sein,  sie kann vom System generiert werden, auf Dubletten kontrolliert etc.  Bewährt haben sich möglichst abstrakte Inventarnummern mit einem  Laufnummernanteil ohne inhaltliche Bezüge.

  * Klassifikation:  unterteilt den Sammlungsbestand in Sammlungsgebiete und Kategorien.  Wichtig ist, dass Sie nach Kategorien mit allen Unterkategorien suchen  können (hierarchische Suchfunktionen).   * Objektbeschreibung:  ausreichend Platz für Titel, Inschriften, Zustand, Beschreibung sind  vonnöten und, je nach Sammlungsschwerpunkt, weitere Attribute, die die  Abgrenzung der Objekte voneinander ermöglichen.

  * Ortsbezug:  Herkunftsort, Fundort, Ort des Erwerbs, und weitere Ortsbezüge können  bei einigen Programmen auch Thesaurusgestützt eingegeben werden.

  *  Analyse der Materialien und Techniken: z.T. über Auswahlliste oder  Thesauri einzugeben, Mehrfacheinträge sind für viele Objektgruppen  unabdingbar.   * Bemassung: Wichtig ist hier, dass Massangaben  detailliert eingegeben und bei Bedarf statistisch ausgewertet werden  können. Zudem sollen auch Gruppierungen und Bemerkungen möglich sein.

  *  Datierung: oft werden diese Angaben sowohl in Textform und als Zahlen  getrennt erfasst (Bsp: Anfang 20. Jh. und 1900 / 1920). Dadurch lassen  sich die Einträge nach den Datumsangaben korrekt sortieren. Weitere  Datierungsangaben können z.B. die Zuschreibung zu Perioden, Dynastien  und Epochen umfassen.

  * Personenbezüge: zentral bei  kulturgeschichtlichen Objekten sind die Angaben zu Personen und  Personengruppen. Dabei sollten biographische und Adressdaten erfasst  werden können. Diese Angaben sollten für verschiedene Zwecke verfügbar  sein, z.B. für die Korrespondenz und Listen.

  * Erwerbsangaben:  Neben der Erwerbungsart (Geschenk, Legat etc.) muss auch das Datum und  der Preis festgehalten werden können. Daneben ist eine Eingabe von  Schätzwerten sehr wichtig für die Bewertung der Sammlung.

  *  Literaturverwaltung: Die Objekte sollen mit Literaturverweisen versehen  werden können, um eine wissenschaftliche Aufarbeitung zu ermöglichen.  Auch hier ist wichtig, dass die Angaben zu einer Literaturreferenz  nicht jedes mal neu eingegeben werden muss, sondern dass schon  bestehende bibliographische Einträge wiederverwendet werden können.  Dieses Modul kann zu einem eigentlichen Bibliothekssystem ausgebaut  sein.

  * Medienverwaltung: beliebig viele digitale und analoge  Medien, wie Fotos und Negative sollten den Objekten zugeordnet werden  können. V.a. digitale Medien ermöglichen eine effektive Bewirtschaftung  der Sammlung.

  * Thesaurus: Thesauri sind komplexe  Datenstrukturen und ermöglichen die Gliederung eines Begriffraumes.  Thesauri sind nicht einfache Wortlisten und keine simplen  Begriffshierarchien, wie z.B. eine Klassifikation, sondern Thesauri  ermöglichen verschiedene Beziehungen zwischen den Begriffen zu  definieren (Assoziationen, Hierarchie, Synonyme etc). Es existieren  unterschiedliche Normen für ein- und mehrsprachige Thesauri. Thesauri  benötigen eine konstante Pflege, ermöglichen aber eine kontrollierte  und äusserst mächtige Dokumentation der Sammlung, speziell im  Zusammenhang mit den entsprechenden Suchwerkzeugen.

  *  Zusatzangaben: Benützerdefinierte Erweiterungen der Datenbank erlauben  eine Anpassung an spezielle Bedürfnisse.   * Eingriffe am Objekt: Alle  Eingriffe und Veränderungen des Objektes sollen dokumentiert werden,  z.B. Restaurierungsmassnahmen. Einige Programme halten jeden  Arbeitsschritt fest und ermöglichen die Suche nach Objekten, die einer  bestimmten Behandlung unterzogen wurden.

  * Standortverwaltung:  Die ganze Objektlogistik muss dokumentiert werden. In diesem Bereich  ist eine Standortgeschichte speziell aufschlussreich. Ebenso sollten  Zügelaktionen unterstützt werden.

  * Ausstellungswesen: Eigene  Ausstellungen mit fremden Objekten sollen genauso verwaltbar sein wie  Leihanfragen anderer Institutionen und Dauerleihgaben.

  *  Ereignisplanung und Rechnungswesen, Aufgabenverwaltung: Über die  eigentliche Sammlungsdokumentation hinaus verfügen einige Programme  noch über zusätzliche Programmfunktionen zur Verwaltung von Führungen,  Veranstaltungen und andere Ereignisse sowie Auftragsverwaltung,  Pendenzenliste bis hin zu Schnittstellen zum Rechnungswesen.

===== Was gilt es zu beachten? =====


Ausgabemöglichkeiten,  Interfaces und Schnittstellen Natürlich sollen nicht nur Daten  eingegeben werden, sondern diese sollen auch verwendet werden können.  Neben den Anforderungen der Ausgabe auf Papier für Inventarkarten,  Objektlisten, Zustandsprotokolle, Leihakten und eigenen Reports sind  Schnittstellen zu anderen Programmen und Protokollen zunehmend wichtig  (Textverarbeitung, Serienbriefe, Internet, XML).

Suchfunktionen

Die  Qualität einer Datenbank zeigt sich oft in den Möglichkeiten zur Suche  von Daten. Die Anforderungen an die Suchfunktionalität sind beinahe  endlos und umfassen u.a. Suche über Verknüpfungen, benützerfreundliche  der Eingabe der Suchbedingungen, Volltextsuche, Kombination von  Suchbedingungen (Beispiele: Alle Personenbezüge der Eingänge 2000, alle  Objekte der Personen aus Basel mit Nachname beginnend mit B, etc. etc.)  . Datenbankadministration Jede Datenbank muss gewartet und  administriert werden. Speziell die Zugriffssteuerung in einer  Mehrbenutzerumgebung stellt hohe Anforderungen an das Datenbanksystem.  Einige Datenbanken führen über alle Änderungen genau Buch und stellen  mächtige Administrationswerkzeuge zur Verfügung (Erstellung von  Duplikaten oder Doublettenkontrolle, Konvertierungen und  Importmöglichkeiten) Was soll das alles Kosten? Wichtig sind nicht nur  die Lizenzkosten, sondern auch die Einführungkosten, Kosten von Updates  und Upgrades, Supportkosten, Projektbegleitung, Migrationskosten,  Installationsgebühren, Schulungskosten etc.etc.

===== Und zu guter Letzt =====


Dieser  kleine Leitfaden zur Sammlungsdokumentation soll auch dem  Erfahrungsaustausch dienen. Bitte geben Sie mir doch Ihr Feedback unter  stefan.buerer@bs.ch. Vielen Dank! Das Projekt myColex Ziel des  Projektes myColex ist es, Dokumentationswerkzeuge bereitzustellen, die  es allen interessierten Kreisen, wie Museen, Galerien, Stiftungen etc.,  ermöglichen, die Sammlungen fachgerecht zu dokumentieren. Dabei stehen  drei Aspekte im Vordergrund:

  * Einfachheit: Die Bedienung und  der Betrieb von myColex sollte möglichst einfach sein, damit die  Dokumentation auch mit einfachsten Mittel und ohne grossen  Einführungsaufwand erstellt werden kann.

  * Langlebigkeit:Der  Einsatz von Open Source Software (Apache, PHP, MySQL, Linux ) und  offenen Standards (HTTP, HTML, XML, SQL) stellt die  Plattformunabhängigkeit und die Langzeitarchivierung sicher und  garantiert den bestmöglichen Ertrag bei geringstem Aufwand.

  *  Flexibilität: Die freie Konfigurierbarkeit ermöglicht die Anpassung an  die spezifische Situation und an verschiedene  Dokumentationsbedürfnisse.

Die Grundidee von myColex ist, dass  die Daten mit einem normalen Webbrowser bewirtschaftet werden, wie sie  auf allen PCs vorhanden sind, so dass keine Installationen auf den  Arbeitsstationen notwendig sind und auch leistungsschwache Maschinen  eingesetzt werden können. Die Datenbank kann entweder bei einem  Internet-Provider sein oder lokal auf einem einfachen Server. Im ersten  Fall kann über das Internet weltweit auf die Daten zugegriffen werden  (selbstverständlich mit einem Passwortschutz versehen!), im zweiten  Fall werden die Daten in der betreffenden Institution gehalten. Da  myColex auf verbreiteten Open Source Software-Paketen beruht, entstehen  in beiden Fällen äusserst geringe Kosten. Das Projekt ist im Moment  (Juni 2002) in der Beta-Phase, das heisst, die zentralen Funktionen  sind implementiert und getestet. Weitere Funktionen und Module werden  folgen, das System ist einsetzbar, aber noch nicht auf alle möglichen  Fehlermöglichkeiten ausgetestet. Falls Sie Interesse am Projekt haben,  können Sie sich einen ersten Eindruck auf dieser Website verschaffen.
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